Femme de ménage, gardien : qui a les clés de votre entreprise ?
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Femme de ménage, gardien : qui a les clés de votre entreprise ?

Temps de lecture: 4 min

La gestion des clés peut être un vrai casse-tête en entreprise. En effet, difficile de savoir par qui et à quel moment sont utilisées les clés de votre entreprise sans un système de gestion de clés.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe actuellement plusieurs solutions qui permettent d’organiser, de suivre et de sécuriser les accès et l’utilisation des clés de votre entreprise. Grâce à un tel système de gestion des clés, tout sera sous contrôle pour protéger au mieux vos locaux, vos biens et vos données.

L’armoire à clés, indispensable pour sécuriser son entreprise

Confier les clés à un gardien ou une femme de ménage nécessite une grande confiance et est souvent source de stress et d’angoisse. En effet, les risques que les clés soient égarées, perdues ou tombent entre de mauvaises mains sont toujours là. Pour y remédier, servez-vous d’une armoire à clés électronique qui vous permettra de gérer les clés de votre entreprise.

Vous allez pouvoir y ranger les clés de vos casiers, des portes, des armoires et de tous les accès qui s’ouvrent à l’aide d’une clé. Non seulement vous allez gérer l’utilisation des clés, mais vous allez également protéger votre entreprise en responsabilisant les employés et en améliorant la performance grâce à une meilleure fluidité de l’utilisation.

Cette solution permet de tracer les moyens d’accès, de contrôler entièrement vos locaux et de déterminer le personnel qui peut utiliser chacune des clés. En adoptant une armoire à clés, vous allez assurer :

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  • Une gestion optimale des clés,
  • Une restriction de l’accès aux clés spécifiques tant pour le personnel que pour les visiteurs et les prestataires,
  • Une sécurisation renforcée par une double identification pour déverrouiller les clés,
  • Un contrôle de l’accès aux clés,
  • Un rapport sur l’utilisation des clés : qui a pris et a rendu la clé ? À quelle heure ? etc.

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Comment fonctionne une armoire à clés ?

L’armoire à clés est un système de gestion de clés révolutionnaire, piloté généralement par une intelligence informatique. Elle peut fonctionner de manière autonome ou bien connectée à un réseau pour permettre un pilotage de sa base de données.

L’un de ses avantages est d’offrir la traçabilité de tous les mouvements en lien avec les clés. Toutes ces données seront gardées en mémoire. Il y a deux principaux types d’armoires à clés :

L’armoire à clés autonome

Il s’agit de l’armoire à clés qui ne nécessite aucun réseau ni serveur pour fonctionner. Elle est dotée d’un port USB pour importer et exporter les rapports. Elle fonctionne avec une mémoire (généralement une carte SD), pour sauvegarder les événements. Ce type d’armoire ne nécessite pas de connexion réseau, pas de PC ni serveur.

L’armoire à clés connectée

Avec ce type d’armoire à clés, vous allez gérer et paramétrer votre armoire à clés via une interface web. Accédez à une administration centralisée pour surveiller tous les mouvements facilement. Avec un tel dispositif, il est souvent possible de contrôler l’accès aux clés. Seules les personnes accréditées (avec des badges, un code PIN ou un lecteur biométrique) pourront les utiliser. La gestion et le stockage des clés sont sécurisés et il est possible de conserver de 10 à 180 clés en racks simples ou de 20 à 360 clés en racks doubles.

Les difficultés de la gestion des clés en entreprise

Quelle que soit la taille de l’entreprise et peu importe le secteur d’activité, la gestion des clés peut toujours être source de problème. En effet, une mauvaise gestion des clés se traduit par une grande faille en matière de sécurité. Par ailleurs, nombreux sont les problèmes rencontrés : clés égarées, contrôle des personnes qui entrent dans l’entreprise sans autorisation, être à même de savoir qui est en possession des clés… D’ailleurs, les clés figurent parmi les principaux éléments qui tendent à disparaître mystérieusement en entreprise. Un véritable casse-tête et qui génère de surcroît des dépenses superflues (remplacement des serrures…)

Pour éviter de vous demander à chaque fois qui a pris telle ou telle voiture, qui est en possession des clés de l’entrepôt…, l’armoire de gestion des clés est indispensable. Vous allez pouvoir contrôler à tout moment la gestion de vos ressources et faire appel à la bonne personne au besoin pour éviter les pertes de temps.

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La gestion des clés pour dissuader les infractions en entreprise

Les clés qui circulent et sont utilisées sans un minimum de surveillance sont à l’origine de plusieurs infractions en entreprise. La gestion des clés et notamment la hiérarchisation des droits sont une solution efficace pour limiter ces infractions. Vous allez pouvoir tracer les passages (retour sur l’historique), contrôler qui peut utiliser les clés spécifiques (seuls les responsables qui ont le badge correspondant, par exemple)…

Bien entendu, l’accès à l’armoire à clés elle-même est sécurisé et est sous contrôle pour éviter que n’importe qui y ait accès, qu’il s’agisse d’un visiteur ou d’un membre du personnel.

La hiérarchisation des accès, qu’est-ce que c’est ?

Hiérarchiser les accès à votre entreprise consiste à attribuer à des personnes spécifiques (dirigeants, responsables, personnel) l’autorisation de pénétrer dans certaines pièces de l’entreprise. En d’autres termes, elle consiste à donner un droit d’accès à certaines personnes à des endroits spécifiques.

Ainsi, chacune d’elles va avoir accès à la clé en utilisant un badge personnel sur l’armoire à clés. Il peut également s’agir d’un pass général qui ouvre toutes les portes (dirigeant, responsable dans un foyer d’hébergement…) ou d’un pass partiel qui donne accès à des portes déterminées.

Dans un hôtel, par exemple, le responsable va détenir un pass général qui ouvre toutes les portes. Le personnel d’entretien disposera quant à lui, d’accès à toutes les chambres et zones devant être nettoyées, tandis que les techniciens pourront de leur côté accéder au local technique, etc. Même avec ce système des passes, il est toujours intéressant d’utiliser une armoire à clés pour apporter plus de précision dans la gestion.

Bien entendu, en optant pour une telle solution, le dirigeant peut modifier l’accès aux clés à tout moment. Il peut également définir à quel moment le personnel peut accéder à la clé et envoyer un signal à celui ou celle qui n’aurait pas rendu la clé à temps.